Datum: 21 mei 2025

Versie: 1.0

Opgesteld door Annemie Mordant, Secretaris (BNWC)

Doel van dit protocol

Met dit protocol zorgt Vereniging Buurtnetwerk Campagne ervoor dat zij voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het beschrijft hoe we omgaan met persoonsgegevens van onze leden.

1. Welke gegevens verwerken we?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het functioneren van de vereniging, zoals:

• Naam, adres, e-mail, telefoonnummer
• Geboortedatum (indien nodig, bijv. leeftijdsgroepen)
• Lidmaatschapsinformatie
• Betaalgegevens voor contributie

2. Waarom verwerken we deze gegevens?

De gegevens gebruiken we voor:

• Ledenadministratie
• Communicatie (nieuwsbrieven, uitnodigingen)
• Organisatie van activiteiten
• Financiële administratie

Rechtsgrond: Lidmaatschap, toestemming of wettelijke verplichting (zoals avg en boekhouding).

3. Wie heeft toegang?

Alleen gemachtigde bestuursleden (zoals secretaris of penningmeester) hebben toegang tot persoonsgegevens. Andere leden alleen indien noodzakelijk voor hun rol.

4. Hoe beveiligen we gegevens?

We nemen de volgende maatregelen:

• Toegang tot digitale bestanden is beveiligd met wachtwoorden cq staan in een beschermde digitale omgeving en er zijn rechten toebedeeld aan gemachtigde bestuursleden.
• Gegevens worden niet gedeeld via onbeveiligde kanalen
• Papieren documenten worden veilig opgeborgen

5. Delen met derden

Het kan zijn dat we gebruik gaan maken van externe diensten zoals:

• Een online ledenadministratiesysteem
• Een boekhoudpakket
• Een nieuwsbriefdienst

Als deze diensten persoonsgegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst af of controleren hun AVG-beleid.

6. Bewaartermijnen

• Gegevens van leden bewaren we zolang ze lid zijn
• Na beëindiging lidmaatschap worden gegevens binnen 1 jaar verwijderd, tenzij wettelijk anders vereist (bijv. voor financiële administratie)

7. Rechten van leden

Leden hebben recht op:

• Inzage in hun gegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van gegevens (indien toegestaan)
• Intrekking van toestemming
• Bezwaar tegen verwerking

Verzoeken kunnen worden ingediend via: secretaris@buurtcampagne.nl

8. Privacyverklaring

Onze privacyverklaring is te vinden op: www.buurtcampagne.nl

Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zijn wij verplicht om leden duidelijk te informeren over het gebruik van hun persoonsgegevens.

De privacyverklaring legt uit:

• Welke gegevens we verzamelen en waarom
• Hoe lang we die bewaren
• Wie toegang heeft tot de gegevens
• Wat je rechten zijn (zoals inzage of verwijdering)
• Wie je kunt benaderen met vragen

9. Vast aanspreekpunt voor privacy

Naam: Annemie Mordant

Functie: Secretaris

E-mail: secretaris@buurtcampagne.nl

10. Wijzigingen

Dit protocol wordt jaarlijks geëvalueerd of bij wijzigingen in de verwerking van persoonsgegevens.

Ondertekend door het bestuur van VBNC

Datum 21 mei 2025

Voorzitter – Ron Schellings

Secretaris – Annemie Mordant